“Toen werd het echt serieus”

Het belang van een goed vrijwilligersbeleid

Misschien herken je het wel, dat de werving en begeleiding van vrijwilligers er ‘even’ bij gedaan wordt. Je zou het structureel anders op willen zetten, maar je weet niet goed hoe. Terwijl je wel degelijk beseft hoe belangrijk bevlogen vrijwilligers voor jouw organisatie zijn.

Kitty de Groot, coördinator Vrijwillige Inzet bij Van Neynsel, herinnert het zich maar al te goed. “De activiteitenbegeleidster begeleidde de vrijwilligers, maar had er eigenlijk niet echt tijd voor. Een duidelijke administratie was er niet, behalve wat rondslingerende Excel bestanden.”

Hier kwam zo’n vijf jaar geleden verandering in. Kitty volgde de opleiding Vrijwilligersmanagement en er werd een werkgroep in het leven geroepen. “Toen werd het echt serieus”, lacht Kitty. Niet alleen de coördinatoren Vrijwillige Inzet werden betrokken, maar ook andere mensen uit de organisatie. Zodat het breder gedragen zou worden.et Het

Uitreiking NOV Keurmerk Goed Geregeld 21 Juni 2021 (8)

Zelfevaluatie

De werkgroep verdiepte zich in het Goed Geregeld traject van het NOV. Er werd een adviseur van Galant ingeschakeld om hen hierin te begeleiden. Dat werkte goed. Kitty: “We zijn begonnen bij de basis: een nulmeting waarbij ook de input van vrijwilligers werd opgehaald. De zogeheten zelfevaluatie. Dat gaf veel inzichten en aandachtspunten waar we keihard mee aan de slag zijn gegaan.”

In 2021 mocht van Neynsel het kwaliteitskeurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld in ontvangst nemen. Door het vrijwilligersbeleid helder te krijgen en collega’s en vrijwilligers mee te laten denken ontstond er veel duidelijkheid. En de Exel lijsten? Door een geheel nieuw systeem is dit verleden tijd, wat zorgt voor meer ruimte en tijd voor de zaken waar het echt om draait.

Perfecte match

Dit kunnen collega’s Inge van Zoggel en Joyce van Uden alleen maar beamen. “Het allerbelangrijkste is dat de vrijwilliger zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelt. Als zij trots zijn op het mooie werk dat ze doen, dan stralen ze dat uit. Dat geeft veel voldoening én is de beste reclame voor nieuwe vrijwilligers.”

De coördinatoren houden constant hun oren en ogen open. Soms leidt dit tot de perfecte match. “Ik heb een man met dementie op de afdeling die vroeger drummer is geweest. Hij is met zijn handen altijd aan het ‘drummen’. Toen ik een vrijwilliger uitgebreid sprak en hoorde dat zij drumde, heb ik een rondleiding gepland op deze afdeling. Ze vonden elkaar meteen”, vertelt Inge. “Dat is zo mooi, dat maakt je hele week goed.”

Denken in mogelijkheden

Met inmiddels 460 vrijwilligers is Van Neynsel een hele grote organisatie en dat vergt veel regelwerk. Van enorme planningen om de bezetting rond te krijgen, tot scholing en vacatures die ingevuld moeten worden. Hierbij wordt vaak een beroep gedaan op de creativiteit van de coördinatoren. Inge: “Sinds kort hebben we een samenwerking met het AZC. Deze mensen zijn ontzettend gemotiveerd om wat te doen. Maar omdat ze geen VOG aan kunnen vragen, mogen ze niet alleen met de cliënten werken. Daarom hebben we ze gekoppeld aan een andere vrijwilliger, zijn of haar buddy. Wij kunnen deze extra handen goed gebruiken en zij zijn blij dat ze de handen uit de mouwen kunnen steken.”

Of je nu een grote of kleine organisatie bent, voor allemaal geldt hetzelfde: de vrijwilliger echt zien en begrijpen wat hij of zij nodig heeft om zich verbonden te voelen met de organisatie. “En je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden”, vult Joyce aan. “Begin met de zelfevaluatie. Dan heb je een beeld wat al goed geregeld is en wat beter kan. Je zult zien dat als je je erin verdiept, je ook meteen waardevolle ideeën krijgt. En spreek bijvoorbeeld iemand die het Goed Geregeld traject ook heeft gedaan. Leer van elkaar!”

Het NOV

Meer weten over NOV (keurmerk)?

Het NOV-keurmerk

Het NOV is de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk, die opkomt voor de belangen van vrijwilligers en de positie van vrijwilligerswerk in de samenleving versterkt.

Het NOV-keurmerk laat zien dat je als organisatie structureel werkt aan goed vrijwilligersbeleid en –management. Voor de buitenwereld staat het NOV-keurmerk voor kwaliteit en betrouwbaarheid. Déze organisatie heeft de zaken goed geregeld. Ook samenwerkingspartners en financiers vinden dat belangrijk.